eSocial reforça necessidade de documentos nascidos digitais

Um dos maiores desafios enfrentados pelas empresas na primeira e, agora, segunda fase de implantação do eSocial, no caso das organizações com faturamento superior a R$ 78 milhões anuais, tem sido a mudança de cultura por parte das empresas e adequação às exigências do novo sistema. Neste cenário, o maior avanço que pudemos presenciar foi um reforço na necessidade de que os documentos já devem nascer digitais.

O fato de boa parte das informações enviadas ao eSocial terem como base dados estruturados, como a folha de pagamento, tem tornado a Automação Robótica de Processos (ou RPA – Robotic Process Automation), também chamada de robotização, um dos assuntos mais comentados para facilitar a digitalização do RH e a adequação às exigências do eSocial.

Esse assunto, no entanto, tem esbarrado em uma série de obstáculos culturais, como a falta de conhecimento sobre o que pode ser robotizado. A robotização é ideal para processos que envolvam informações estruturadas, atividades repetitivas e que levam muito tempo. Na área financeira, que é uma das que avança mais rápido em termos de digitalização, não é difícil encontrar processos diários que se encaixem nesse padrão. No RH, no entanto, apesar do constante avanço dos últimos anos, as organizações ainda encontram dificuldades.

Existem vários processos que precisam ser automatizados com a implantação do eSocial, que no próximo mês vai adentrar a terceira fase de implementação e, em julho, vai ter início para empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões anuais , incluindo Simples, MEIs e pessoas físicas que possuem empregados.

Hoje, exceto pelos documentos de admissão dos funcionários, a maioria dos documentos do RH, por meio do certificado digital, já podem nascer totalmente digitais.

As empresas que continuarem trabalhando com documentos em papel e criando versões digitais das informações possivelmente vão enfrentar uma série de problemas relacionados à inconsistência dos dados. Isso porque todas as informações relativas aos trabalhadores vão estar no eSocial, incluindo exames admissionais, novos empregados, demissões, entre outros.

Diante deste cenário, o sincronismo de informações vai ser essencial para evitar problemas relacionados a dados duplicados ou documentos com múltiplas versões divergentes, que vão dar ao RH um volume muito maior de trabalho para analisar as informações antes de submeter os dados de múltiplos departamentos ao sistema.

Tire proveito da robotização para agilizar processos

Um dos desafios que o eSocial trouxe ao RH é a necessidade de analisar cadastros para observar se há ou não alguma informação que destoe da atualidade. No caso das grandes empresas, com operações complexas de recursos humanos, esse tipo de tarefa é uma das que se adequa aos processos que podem tirar proveito da robotização.

Trata-se de uma atividade repetitiva e que um funcionário levaria muito tempo para realizar, além de fazê-la com uma grande possibilidade de erros. Se considerarmos o exemplo do setor financeiro, por exemplo, em que um robô pode analisar mais de 10 mil contratos em meia hora – semelhante à carga de trabalho de 12 pessoas nessa mesma quantidade de tempo – o RH também pode revisar dados de cadastros e documentos criados digitalmente com muito mais rapidez e sem erros.

A robotização também pode contribuir para a automatização das tarefas de recrutamento e seleção – algo que pode dar mais agilidade à coleta de documentos necessárias para as contratações, especialmente se a ficha de seleção do funcionário tiver as mesmas informações necessárias para o cadastramento no eSocial.

É possível automatizar ainda toda a seleção de currículos, pois os robôs podem receber, salvar, validar dados usando o LinkedIn e outras fontes configuradas, e a descrição de cada candidato, com o RH entrando apenas na entrevista presencial.