E-mail segue como ferramenta de gestão impulsionado pela IA

Criado em 1971, mesmo antes da internet, pelo programador americano Ray Tomlinson, que desenvolveu um sistema para enviar mensagens entre computadores diferentes conectados à rede Arpanet (precursora da internet), introduzindo o uso do símbolo @ (arroba) para separar o nome do usuário da máquina, o e-mail continua sendo uma ferramenta corporativa fundamental para a gestão de equipes e do próprio negócio. Popularizado a partir dos anos 1990, com a expansão da internet, o e-mail agora ganha novas possibilidades com a integração da inteligência artificial (IA).

Segundo o Radicati Group, em 2024, mais de 4,37 bilhões de pessoas ao redor do mundo utilizavam a plataforma. O endereço eletrônico ainda é o “CPF digital”, sendo necessário para usar dispositivos como smartphones e acessar diversos serviços on-line.

No ambiente corporativo e educacional, por exemplo, ele permanece essencial para comunicações formais e detalhadas, inclusive para ter acesso a plataformas de comunicação por vídeo em tempo real, como Google Meet e Teams.

Entre os múltiplos usos da IA desenvolvidos nos últimos anos, os assistentes de reuniões têm ganhado espaço, e a integração dessa ferramenta às plataformas de e-mail pode gerar eficiência, evitando o retrabalho e acelerando a tomada de decisão.

De acordo com uma pesquisa da Read AI, uma das plataformas de IA que mais crescem e uma das principais ferramentas de anotações de reuniões no Brasil, 70% dos trabalhadores brasileiros gastam tempo extra revisando anotações ou buscando contexto para entender discussões ou decisões passadas, enquanto 50% admitem que, às vezes, perdem prazos ou tarefas ao depender da memória ou de anotações manuais. Além disso, 64% acreditam que atividades como agendamento, follow-ups e coordenação de equipe consomem mais tempo do que deveriam.

Diante desse cenário, a Read AI desenvolveu um “gêmeo digital”, com tecnologia de IA, batizado como Ada. Ele foi projetado para atuar em nome dos usuários enquanto trabalha ao lado deles via e-mail, garantindo que permaneçam informados e no controle.

Para o cofundador e CEO da Read AI, David Shim, a ideia de que o e-mail é uma plataforma obsoleta não condiz com a realidade.

“O e-mail ainda é a camada mais universal de trabalho para todos os profissionais, globalmente. Então, em vez de introduzir mais uma interface de chat, focamos nos fluxos de trabalho existentes, e o e-mail foi o ponto de partida mais natural. Ao operar dentro do e-mail, o nosso gêmeo digital torna-se um colaborador instantâneo, coordenando reuniões, gerenciando próximos passos e redigindo respostas dentro das threads já existentes. Os hábitos de comunicação podem mudar, mas a necessidade de uma camada estruturada de coordenação não desaparece, e a Ada estará sempre onde o usuário já está”, explica Shim.

Assim, com consentimento, a Ada pode agir em nome do usuário, não apenas como uma ferramenta que gera resumos ou respostas. Ela aprende com os resultados de trabalho, decisões e comunicações para replicar ações e auxiliar nas tarefas do dia a dia. Ela se concentra em recomendar próximos passos e gerenciar fluxos de trabalho, como agendamentos, respostas a perguntas e follow-ups, tudo com consciência das interações anteriores.

Dessa forma, a ferramenta pode ser especialmente relevante para gestores, executivos, equipes de vendas e atendimento ao cliente, além de gerentes de projeto. Profissionais de vendas, por exemplo, podem usar a Ada para sugerir atualizações de CRM com base em reuniões, e-mails e mensagens, reduzindo o trabalho manual e o tempo de resposta.

“Essa mudança da geração de conteúdo para a execução de ações é fundamental. Com o tempo, seu gêmeo digital se torna mais inteligente, enviando proativamente uma pauta antes de uma reunião, destacando as tarefas do dia e até preparando respostas com base no que foi discutido”.

Gêmeo digital reduz impacto de férias e falhas de comunicação

Segundo o executivo, outro caso de uso ocorre durante ausências prolongadas, como férias, licença médica ou períodos fora do escritório. Nessas situações, as equipes podem manter a produtividade e acessar contextos relevantes ao interagir com a IA via e-mail, em vez de aguardar o retorno de um colega. Isso reforça o dado de que 43% dos entrevistados afirmam que férias, ausências de equipe ou transições podem causar interrupções devido à falta de documentação sistemática de conhecimentos ou decisões.

Com acesso a calendário, e-mails e histórico de reuniões, a privacidade e a segurança são pilares fundamentais do funcionamento da Ada. A solução foi desenvolvida com o conceito de “privacidade por padrão”, em que nenhuma informação é compartilhada sem a confirmação explícita do usuário.

O foco em transparência é essencial, já que 52% dos entrevistados brasileiros afirmam que só se sentiriam confortáveis em usar um gêmeo digital se houver clareza sobre o que a IA pode ou não fazer. A confiança também aumenta quando as recomendações são confiáveis para a tomada de decisão (45%) e quando a IA consegue aprender com segurança a partir do contexto organizacional (39%). Amparados pela Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), 38% apontam segurança de dados e auditabilidade como fatores essenciais para a adoção.

“A Ada utiliza um grafo de conhecimento construído a partir de dados de reuniões, serviços conectados e contexto organizacional para manter a continuidade. O Brasil é um hub internacional de negócios. Isso significa que, quando o dia termina no Brasil, a Ásia está em plena atividade. No passado, essas diferenças de fusos horários estendiam o trabalho por dias ou semanas. Agora, o seu gêmeo digital entende sua agenda, quando você trabalha melhor, e coordena com clientes e colegas em diferentes fusos enquanto você dorme. Durante férias ou ausências prolongadas, equipes podem interagir com a IA por e-mail e, quando o usuário retorna, pode contar com esse mesmo conhecimento estruturado para se atualizar rapidamente”.

Ao combinar automação com supervisão contínua, o sistema promete manter o controle nas mãos do usuário, garantindo interações seguras e alinhadas às exigências de governança corporativa.

“Privacidade e segurança são pilares de como a Ada opera. Ela foi construída com uma abordagem de “privacidade por padrão”, em que nenhuma informação é compartilhada sem confirmação explícita do usuário. A transparência está incorporada ao produto. Antes de enviar qualquer e-mail que possa conter informações sensíveis, a Ada move a interação para uma barra lateral privada com o usuário, apresentando um rascunho para aprovação. Isso garante total visibilidade e controle sobre o que será compartilhado”, completa o CEO da Read AI.