Digitalização de documentos: fundamental para reduzir custos e otimizar processos na área de RH

Na área de RH, o primeiro passo para reduzir custos (meta mais recorrente no planejamento corporativo em todos os anos), sem correr riscos de comprometer a qualidade ou o desempenho da empresa, é investir na tecnologia de digitalização para tornar eletrônico o armazenamento e gerenciamento de documentos.

Inclusive, a digitalização é uma importante forma das empresas atenderem demandas da Transformação Digital – constantemente apontada entre as principais tendências de tecnologia para 2018.

Antes que se imagine que a digitalização vai substituir definitivamente o processo tradicional de armazenamento físico, vale destacar que isso não é possível porque algumas empresas ainda têm a obrigatoriedade por lei de preservação dos documentos originais, em papel.

Há casos em que o período obrigatório chega a 30 anos. Por esse motivo, a digitalização deve ser adotada com papel “colaborativo”, sendo aplicada tanto aos “novos documentos” como aos documentos já existentes em papel que podem (e devem) ser transformados em eletrônicos.

Mas será que a expectativa condiz com a realidade? Infelizmente não. A IDC divulgou em fevereiro uma pesquisa que nos mostra uma realidade muito preocupante no Brasil: a nota média para a maturidade da infraestrutura de TI no suporte à digitalização de negócios foi apenas 43,7 (em uma escala de 0 a 100).

O resultado prova a necessidade de conscientização urgente por parte dos profissionais de RH (responsáveis por qualquer tipo de modificação em modelo de gestão) sobre a digitalização como um processo inovador e fundamental que gera diversos benefícios estratégicos para as empresas, tais como:

- Reduzir custos de armazenamento

- Otimizar a execução dos processos de RH, ao reduzir o tempo necessário para as atividades

- Maior produtividade da equipe de RH, ao reduzir a realização de tarefas manuais e permitir a dedicação às atividades diárias mais estratégicas

- Maior rapidez para localização de todo tipo de informação, pois os arquivos permanecem disponíveis para acesso integralmente, de forma descentralizada (em qualquer local com acesso à internet) e com certeza da privacidade dos dados

- Controle sobre a validade dos documentos existentes ou aviso sobre documentos obrigatórios faltantes.

Para as empresas usuárias da digitalização, é necessário armazenar e administrar os documentos em uma plataforma única que possa ser customizada para atendimento às regras especificas em cada setor de atividade. Tudo isso mantendo a área de RH e a área de TI isentas da manutenção da plataforma, pois tal responsabilidade fica a cargo de um fornecedor que atue como o “back office” que todas as empresas devem ter e como o gerenciador completo do prontuário do funcionário, garantindo a conformidade com as normas regulamentadas pela Justiça do Trabalho – registros de admissão ou demissão, horário de expediente, férias, benefícios, medicina do trabalho e folha de pagamento, entre outros.

Investir na documentação eletrônica significa praticar a gestão de RH com uma cultura moderna baseada em conhecimento não apenas técnico, mas principalmente organizacional, para as empresas se atualizarem por meio de uma operação efetivamente digital - ao invés de apenas “dizerem que têm operações digitais” (sem ter como provar a afirmação).