Integração de processos é a chave para as micro e pequenas empresas irem mais longe

Os gestores de pequenas empresas acreditam firmemente que sua maior ameaça é a concorrência. Mas o que poucos se atentam, é que na grande maioria das vezes, o ‘inimigo’ está mais perto do que se imagina, na forma de uma administração corporativa ultrapassada, lenta e cheia de gargalos, que impede o crescimento e a evolução dos negócios.

Isso porque em inúmeros casos, a gestão dessas empresas se baseia em ferramentas pouco eficientes, como planilhas, listas e tabelas, que são de uso exclusivo de cada setor, seja vendas, compras, estoque, entre outros. Dessa forma, as informações, que juntas podem ser correlacionadas e gerar insights importantes para guiarem decisões críticas, como corte de gastos ou aumento de produção, ficam limitadas à cada área, de forma isolada.

Por outro lado, o pequeno empresário sente a cada dia, a crescente necessidade de ter informações de todos os processos, de vendas à contabilidade, realizados no dia em tempo real e com acesso rápido, consolidados em apenas uma única fonte de consulta, sem ter que visualizar inúmeras planilhas diferentes, e cruzar seus dados para se chegar a uma conclusão.

A semelhança dos dois cenários descritos acima é a urgência do uso de soluções de gestão, ou ERPs, capazes de integrar toda etapas e processos, e assim possibilitar que os diferentes setores que compõem a empresa conversem entre si. Isto porque a integração dos processos corporativos permite reunir todos os dados operacionais, administrativos e gerenciais em um único sistema, o que garante o fácil acesso a informações distintas e resultados de negócios, mas que se complementam.

Vou dar um exemplo prático de como isso ajuda no dia a dia. Quando um pedido é realizado numa loja e o vendedor imputa essa informação no sistema de gestão, o setor de estoque já é “avisado” sobre isso para dar a baixa no produto. O financeiro, por sua vez, também recebe a informação e já emite a nota fiscal com todos os dados, juntamente com o boleto para que o cliente possa efetuar o pagamento. Tudo de forma automática. Isso viabiliza o acesso rápido à informações seguras e atualizadas para tomada de decisão.

Dentre as muitas outras vantagens da integração de processos, pode-se destacar ainda o fim do retrabalho manual e a eliminação de procedimentos repetitivos, como a replicação de números em diferentes planilhas, uma vez que ela permite automatiza o compartilhamento dos dados por entre as diferentes áreas da companhia. Dessa forma, também diminui consideravelmente os erros de digitação causados por intervenção humana, já que só é preciso colocar a informação uma única vez no sistema, para que ela seja replicada para os demais setores.

Por fim, mas não menos importante, ao integrar os processos corporativos é possível aplicar Inteligência Analítica, ou Business Analytics (BI), às operações de cada empresa, por meio da comparação dos dados de cada setor, cada operação e até mesmo em relação aos resultados de cada dia, mês ou ano. Com isso, as companhias aumentam ainda mais o controle sobre metas comerciais a serem batidas, prazos de pagamento e recebimento, além de antecipar períodos mais fortes ou fracos de vendas, impactando o fluxo de caixa.

Afinal, o BI já é uma tendência em todo o mercado global, e pode ajudar os gestores a encontrar novas oportunidades, e até indicar o melhor momento para ser mais agressivo em uma negociação. Dessa forma, as pequenas empresas podem manter padrões de competitividade compatíveis até mesmo com as grandes organizações dos setores onde atuam.

Para as pequenas empresas, portanto, os benefícios obtidos por meio da gestão integrada dos processos de negócios podem ser um fator fundamental, constituindo a diferença entre sobreviverem ou serem engolidas pela concorrência.