Se você não delegar, a empresa não vai crescer; como compartilhar desafios

Empresas são como filhos. Por maior que seja o amor, é preciso dar espaço para que cresçam e se desenvolvam. Desapegar não é fácil. No mundo dos empreendedores, isso se traduz na dificuldade de abrir mão de tomar todas as decisões e na desconfiança de dar a outras pessoas uma parte da responsabilidade do negócio. Porém, delegar é preciso.

Foi a essa conclusão que chegou Rogério Gabriel, fundador da Prepara, uma empresa de cursos profissionalizantes. O negócio deu muito certo e se tornou o Grupo Prepara, do qual fazem parte mais de 500 unidades da primeira empresa, além de marcas criadas posteriormente como Ensina Mais e English Talk. Há cerca de dois anos, Rogério percebeu que, para a empresa continuar crescendo, ele não poderia cuidar sozinho de todas as decisões.

Nessa hora havia duas possibilidades: manter a empresa com o tamanho que estava e continuar centralizando o controle ou montar uma estrutura para inaugurar uma nova fase de desenvolvimento – na qual ele teria um papel diferente do que tinha até ali. Fazer a transição não foi fácil. Rogério compara com uma gravidez:

FORAM NOVE MESES PARA CRIAR PROCESSOS E MONTAR UMA ESTRUTURA COM A QUAL ELE ESTIVESSE SEGURO, MAS FOI ASSIM QUE ELE CONSEGUIU TIRAR DO PAPEL O SEU SONHO GRANDE.

Segundo Sandra Betti, sócia-diretora da MBA Empresarial e especialista em recursos humanos, é comum que empreendedores tenham dificuldade em delegar tarefas e fazer gestão de pessoas. Eles, que prosperaram justamente por seu talento e muita mão na massa, demoram para perceber que é preciso abrir mão de algum controle para abraçar novos desafios impostos pelo crescimento da empresa.

A seguir, confira as lições que Sandra e Rogério aprenderam na prática.

A dificuldade para delegar limita o crescimento da empresa

Em sua convivência com empreendedores, Sandra percebe que boa parte deles tende a centralizar atividades nas quais são muito bons ou das quais gostam muito. O problema é que, ao cuidar demais de tarefas operacionais, pode não sobrar tempo para pensar na estratégia do negócio. “É importante o empreendedor entender que, sem abrir mão das atividades que assumiu no início da empresa, ela vai crescer pouco ou menos do que poderia”, diz.

Com o tempo, é necessário ficar menos mão na massa e se dedicar mais à gestão do negócio. O empreendedor precisa ter tempo para fazer coaching com as pessoas chaves do seu time, visitar clientes, inovar e se dedicar ao planejamento estratégico e à resolução de problemas complexos.

Rogério afirma que, na fase em que percebeu que precisava delegar mais, conversou com outros empreendedores. Alguns deles se recusavam a delegar certas decisões, fizeram a escolha consciente de concentrar em si mesmos boa parte do negócio, sabendo que a opção limitaria seu crescimento.

Sinais de que você está delegando menos do que deveria

Há vários sinais que podem indicar que está faltando delegar. Um deles é quando o empreendedor trabalha muito mais que o resto do time. Ele acumula muitas atividades e fica com a sensação de que, mesmo tendo funcionários, carrega o mundo nas costas. Desequilíbrio na vida pessoal também deve acender a luz vermelha. Estresse, cansaço, irritação e ansiedade acometem qualquer ser humano, mas se forem constantes, há algo errado.

EMPREENDEDOR TAMBÉM PRECISA TER TEMPO PARA ASSISTIR A PALESTRAS, FREQUENTAR EVENTOS, TER MOMENTOS DE LAZER E HORAS PARA DEDICAR À FAMÍLIA.

Ter um turnover alto de funcionários também é mau sinal. Time que não ajuda a tomar decisão pode se sentir desmotivado. “Quando o empreendedor delega adequadamente, não deixa de trabalhar muito, mas tem tempo para se divertir também” afirma Sandra.

Como delegar com mais facilidade

Para delegar, há dois pré-requisitos: confiar no time e fazer um planejamento. Segundo Sandra, há três tipos de postura:

1. Centralizar: é quando o empreendedor quer fazer tudo e acaba concentrando toda a responsabilidade. Fica exausto e faz com que a empresa seja apenas do tamanho que ele consegue administrar.

2. Delargar: é quando o empreendedor joga trabalho no colo das pessoas sem elas estarem prontas ou treinadas. Depois, quando dá errado, se sente culpado e repete para si mesmo: “Não adianta, tenho que fazer tudo senão ninguém faz nada”.

3. Delegar: é repassar trabalho seguindo uma estratégia. Começa com a escolha de pessoas que tenham potencial e capacidade de aprendizagem. Depois, elas são treinadas para o trabalho que precisa ser feito, primeiro sob o olhar atento do gestor e depois sozinhas, recebendo feedback periodicamente. Aos poucos, o gestor se afasta, deixando o canal de comunicação aberto. É assim que se cria um time capaz e responsável.

Uma área ou uma pessoa de RH pode ajudar o empreendedor tanto encontrando novos talentos quanto mostrando os momentos em que é preciso delegar mais.

Rogério diz que a grande insegurança do empreendedor é perder o leme de seu negócio. “Para delegar, é importantíssimo a construção do time e de funções dentro da chamada estrutura organizacional”, afirma. Além disso, é preciso criar processos e indicadores para continuar acompanhando a operação.

A importância das metas e dos indicadores

Quando o empreendedor delega, isso não significa que ele vai deixar de acompanhar o que está acontecendo no seu negócio. Ele apenas vai deixar de verificar todos os processos, ir a todas as reuniões, saber o que cada pessoa do time está fazendo e qual é o prazo de cada entrega.

Com o crescimento da empresa, o acompanhamento de resultados deve ser feito por meio de indicadores. É preciso ter parâmetros que permitam ao empreendedor saber como está a performance da sua empresa e o que não está indo tão bem quanto deveria. Sai o cuidado com o detalhe, entra a visão estratégica.

Além disso, a empresa precisa deixar bem claras quais são suas metas e qual rumo pretende seguir. A visão clara dos objetivos ajudará os funcionários a tomar decisões. “As pessoas precisam saber para onde ir”, afirma Rogério.

De empreendedor a administrador

Empreendedores costumam ser pessoas visionárias, inovadoras, corajosas e com grande capacidade de realização. São essas características que as fazem transformar ideias em ações, problemas em soluções. Porém, de acordo com Sandra, as habilidades de gestão nem sempre se destacam. “Como os empreendedores têm muito talento e as ideias estão muito claras na cabeça deles, sentem que é mais fácil fazer do que gastar algumas horas ensinando”, explica.

Passar o conhecimento para frente, dominar ferramentas gerenciais e aprender a delegar fazem parte da trajetória empreendedora. Para Rogério, essa mudança de pensamento significou se tornar mais administrador do que empreendedor:

“É desafiador porque o empreendedor gosta de sair fazendo. Mas nesse segundo momento você precisa construir indicadores junto com seu time, montar um planejamento estratégico e sentar na cadeira do administrador”, diz. Ele garante que a nova função não o desmotivou. Encarou como um desafio, investindo em um coaching para liderança e em um curso de governança na Fundação Dom Cabral.

Dono que não delega desmotiva funcionários

Para se sentirem motivados, os funcionários precisam sentir que têm espaço e autonomia. Logo, quando o empreendedor concentra todas as decisões, ele age como se todo mundo ao seu redor não fosse responsável e nem tivesse cabeça de dono. Esse comportamento precisa ser estimulado, não evitado. O time precisa ser desafiado e sentir que está usando seu potencial. Cumprir tarefas de rotina não vai criar essa sensação.

Quando a decisão é diferente da sua

Um dos medos do empreendedor ao delegar é imaginar que ninguém vai tomar as decisões como ele. Pare de perseguir essa ilusão: não vai mesmo. Mas muitos caminhos podem levar ao mesmo destino.

Se alguém tomou uma decisão para a qual você torceu o nariz, a dica de Sandra é, antes de mais nada, respirar fundo. Pense racionalmente no que foi feito e tenha a humildade de perceber se a decisão que a outra pessoa tomou não foi até melhor do que a sua. Ela pode ter achado um caminho mais ágil, mais rápido, mais simples e mais criativo.

Vamos agora imaginar uma situação em que a decisão foi errada, gerou prejuízo, retrabalho ou alguma consequência negativa. Além de tentar resolver o problema, tente enxergar o que poderia ter sido feito diferente. Há algo que você eu deveria ter comunicado antes e não comunicou? O que pode ser feito para que o erro não aconteça novamente?

Um bom jeito de evitar problemas é desde o começo treinar as pessoas para a tomada de decisão. Provocações do tipo “Como você resolveria essa situação?” e discutir as possibilidades trazidas faz com que exercitem seu raciocínio e aprendam a tomar a decisões mais inteligentes e com maior autonomia.

Assim como o início do negócio exige muitas adaptações e aprendizados, encarar uma nova fase da empresa, delegando tarefas e decisões, também será uma nova experiência para o empreendedor. Como tal, pode causar apreensão e ansiedade. Porém, com planejamento e organização dá para chegar lá sem tanta turbulência e com resultados muitas vezes surpreendentes.