A importância de guardar e organizar documentos eletrônicos

Tenho notado muitos artigos e ofertas de guarda de documentos eletrônicos, mais especificamente de NF-e (Nota Fiscal Eletrônica). Entretanto, a maioria deles estão superficiais, com dados errôneos e, pasmem, não informando corretamente todos os documentos que precisam ser guardados e entregues ao fisco quando solicitados. Preocupa-me a desinformação que circula. Alerto das penalidades e multas severas, além do risco de prisão do empresário![5]

Primeiro vamos à legislação: para regulamentação dos documentos eletrônicos existem os Ajustes SINIEF nos termos do artigo 100, inciso IV, do Código Tributário Nacional, onde os convênios que entre si celebram a União, os Estados, o Distrito Federal e os Municípios, são normas complementares das leis, dos tratados e das convenções internacionais e dos decretos. Uma vez firmado um Convênio e Ajuste SINIEF entre dois ou mais Estados ou DF (Distrito Federal), o mesmo deverá ser ratificado (ou não) pelas respectivas Assembléias Estaduais. Só após aprovados legislativamente, os convênios passam a ter eficácia, pois é o Poder Legislativo de cada Estado e do Distrito Federal que, ratificando o Convênio, o estabelecem como válido naquele Estado ou DF. O mesmo se aplica aos municípios.

Tendo a fundamentação da legislação, a guarda dos documentos eletrônicos vai muito além da NF-e (Nota Fiscal Eletrônica modelo 55, SINIEF 07/05), ela também se aplica aos outros documentos como, por exemplo, o CT-e (SINIEF 09/07), MDF-e (SINIEF 21/10), NFC-e, CC-e, além da NFS-e que depende da legislação de cada município.

Outra lei importante que não poderia deixar de mencionar é a de número 8.137 de 27.12.1990 do Código Tributário Nacional, onde estabelece crimes contra a ordem Tributária e podem render uma pena de dois a cinco anos de reclusão, mais a aplicação de multa, em seu artigo I (primeiro) que diz: "Constitui crime contra a ordem tributária (…) negar ou deixar de fornecer, quando obrigatório, nota fiscal ou documento equivalente, relativa a venda de mercadoria ou prestação de serviço, efetivamente realizada, ou fornecê-la em desacordo com a legislação.". Sim, pretendo alertar e informar os contribuíntes que precisam guardar seus documentos eletrônicos corretamente.

Tenha em mente três premissas base antes de guardar qualquer um desses documentos: primeiro verifique a assinatura digital do documento; confira a autenticidade do documento junto ao SEFAZ emissor; e averigue a existência da autorização de uso junto ao documento.

As ferramentas que somente guardam os documentos, ou que somente validam no momento do registro da operação e não acompanha seus eventos, é passível de erros e gera passivo fiscal às organizações. Ainda precisamos acrescentar mais um item importante na gestão dos documentos eletrônicos, que é a manifestação do destinatário (MD-e Ajuste SINIEF 05/12). Sim, a obrigatoriedade de guardar os documentos eletrônicos vai muito além da simples guarda de documentos.

Adão Lopes é mestre em tecnologia e negócios eletrônicos e CEO da VARITUS BRASIL.