Organização da agenda: por onde começar?

Uma das principais dicas que costumo dar para quem pretende se organizar melhor é a escolha de uma boa ferramenta para isso, que normalmente costuma ser uma agenda. Como estamos no início do ano, ainda dá tempo para você, que ainda não sabe como sair do lugar, começar a se planejar melhor e ter uma gestão do tempo eficiente, com as tarefas separadas e cumpridas de acordo com a sua importância.

Mas não basta apenas ter a ferramenta, é preciso saber como administrá-la.O conceito básico é que você que centralize suas atividades e informações. Muitas pessoas utilizam uma ou duas agendas. Quando você distribui suas informações acaba perdendo muito tempo, e por isso centralizar é fundamental neste caso.

Outro ponto é que ela seja móvel, ou seja, a agenda não pode estar somente no seu computador de mesa. Suas informações precisam estar com você onde quer que você esteja. Se você for high tech, recomendo a utilização da própria Internet ou serviços online que permitem controlar toda sua produtividade.

Com a ferramenta escolhida, todas as ações que precisam ser feitas por você no dia a dia devem ser transformadas em tarefas no seu planejador. O seu dia deve ser organizado com base em ações (tarefas) e reuniões (compromissos). Cada uma dessas atividades tem uma duração e essa é a informação mais importante para você gerenciar seu tempo. Não deixe suas atividades ultrapassarem 6 horas diárias, pois, com o tempo, você consegue espaço para encaixar eventuais urgências e interrupções que apareçam no seu dia.

Gestão do tempo pessoal não tem receita a ser seguida, mas algumas orientações de como encontrar o caminho para administrar melhor as atividades ao longo dos dias. Abaixo, listo cinco armadilhas que não ajudam na organização.

·Não anotar suas demandas - Se você faz gestão de tempo por memória, é provável que as urgências e esquecimentos tornem-se rotineiros. Isso porque é muito mais fácil e assertivo planejar algo que se consiga visualizar claramente. Faça o que chamo de “Seção Descarrego”, tire tudo da cabeça e escreva o que deve ser feito na agenda ou computador;

·Lotar a segunda-feira - Uma segunda-feira mal planejada é a chave para estragar o restante da semana. Se você perder o controle das suas atividades no primeiro dia e não recuperar na terça-feira, dificilmente conseguirá manter o planejamento semanal. Além do que, você pode ter o sentimento de improdutividade por não ser capaz de finalizar tudo o que pretendia;

·Planejar o dia - O dia não deve ser planejado, ele deve ser priorizado! O planejamento é antecedência, isso significa que você deve pensar nas suas atividades, no mínimo, dos próximos 3 dias, caso contrário será quase impossível reduzir as urgências. Eu planejo minha semana no domingo e coloco todas as atividades que lembrar. Ao longo dos dias, quando surge algo pequeno para fazer eu faço na hora e nem anoto nada. Quando é algo que eu vá gastar mais de 15 minutos, eu crio uma tarefa nova, priorizo na ordem e faço quando chegar a sua vez;

·Trabalhar por E-mail - Quem deve definir a sua rotina é você mesmo, e não as demandas que chegam pela Internet. É um grande erro ficar com o correio eletrônico aberto o tempo todo, por isso estipule alguns horários por dia para verificar a sua caixa;

·Usar o calendário para anotar tarefas - Seu dia possui tarefas (não têm um horário pré-determinado) e compromissos (com hora de início e término). Dessa forma, a adoção de um calendário não é uma boa alternativa. Isso porque este método não foi feito para agendar atividades ao longo do dia.

Com mais estes exemplos, reitero que os métodos errados podem arruinar uma agenda realmente eficaz. Não basta apenas focar no que uma boa gestão do tempo trará de benefícios, é importante, antes, verificar quais os meios adequados para chegar até ela e quais aqueles que devem ser evitados.