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Otimizar reuniões de trabalho pode gerar melhores resultadosOtimizar reuniões de trabalho pode gerar melhores resultados

Encontros são importantes para criar novas ideias, ajustar metas, fechar negócios ou gerar interação entre os colaboradores sobre planos e projetos

Encontros são importantes para criar novas ideias, ajustar metas, fechar negócios ou gerar interação entre os colaboradores sobre planos e projetos

Reuniões devem ser momentos de troca para criar novas ideias, ajustar metas, fechar negócios ou gerar interação entre os colaboradores sobre planos e projetos. Mesmo sendo uma parte essencial do ambiente empresarial, contudo, dependendo de sua condução, esses encontros podem ser considerados improdutivos e frustrantes. No entanto, se forem otimizados e bem gerenciados, eles se tornam ferramentas para gerar melhores resultados, aumentar a colaboração entre equipes e manter todos alinhados com os objetivos da empresa.

De acordo com um estudo conduzido pela Igloo Software, quase metade dos entrevistados (47%) afirmam que as reuniões, em geral, são improdutivas. Este resultado sugere que muitas empresas ainda precisam melhorar suas práticas de grupo para torná-las mais eficazes.

Desejar que as reuniões sejam mais produtivas não é suficiente. É preciso agir e implementar mudanças concretas para otimizar esse tipo de encontro e evitar que sejam desperdiçados tempo e recursos. Alguns métodos para otimizar as reuniões incluem definir uma agenda clara, limitar o tempo de duração e envolver apenas as pessoas necessárias para o assunto em pauta.

A melhoria das reuniões é importante não só para aumentar a produtividade, mas também para a satisfação dos colaboradores, já que muitos deles consideram reuniões improdutivas como um dos principais fatores de desmotivação no trabalho. A técnica do brainstorming, por exemplo, pode ser uma alternativa de ferramenta para gerar ideias criativas e soluções para problemas empresariais.

Mas para que uma reunião de chuva de ideias seja produtiva, é necessário que todos os participantes saibam o que é brainstorming. O conhecimento das técnicas usadas para cada tipo de reunião é essencial para seu bom desempenho.

Pensando em como melhorar a dinâmica das reuniões, artigos de empresas e portais especializados nos mais diversos assuntos ligados ao universo empresarial, como a revista Pequenas Empresas & Grandes Negócios e a Catho, elencam motivos comuns que tornam as reuniões mais longas do que o necessário. Além disso, são indicadas ações que podem ser implementadas para solucionar o problema.

Reunião apenas quando for, de fato, necessário

A perda de tempo com reuniões é um conhecido desafio à produtividade no ambiente de trabalho. Por isso, é importante implementar medidas para evitar encontros improdutivos e garantir que o tempo seja utilizado da melhor forma.

Uma das estratégias recomendadas é cancelar reuniões desnecessárias. Embora esses momentos sejam importantes para tratar de temas complexos e estimular a criatividade, muitas vezes tornam-se desnecessários quando a única finalidade é compartilhar informações. Nesses casos, outras opções, como relatórios de status escritos ou atualizações on-line, podem ser mais eficientes.

Outra sugestão é estabelecer um dia livre de reuniões. Isso porque agendas cheias dessas atividades podem atrapalhar o trabalho intenso e o momento de concentração necessário para resolver problemas e projetos importantes. Ao liderar uma iniciativa que mantenha os calendários do time livres de reuniões em determinados dias da semana, é possível garantir que os funcionários tenham tempo para focar em suas tarefas e aumentar o engajamento.

Determinar um objetivo para o encontro é fundamental

Segundo artigo publicado na revista Pequenas Empresas & Grandes Negócios, é importante iniciar o processo de reunião com antecedência, fazendo anotações sobre o que precisa ser abordado, em vez de criar uma pauta de última hora. Ter um roteiro claro proporciona transparência aos participantes e os mantém atualizados.

A dica é ter essa pauta em um local de acesso geral, como uma ferramenta de gestão de projetos, para conectar facilmente seus itens às tarefas e aos cronogramas da atividade. Além disso, é importante incluir na programação da reunião blocos de tempo para não prolongar demasiadamente determinado tópico.

Informar o tema aos participantes antes da reunião também é fundamental para que eles possam se preparar. Isso é especialmente importante para colaboradores e parceiros comerciais.

Caso a ideia seja dedicar um tempo para também construir laços entre a equipe, é possível reservar os primeiros cinco minutos, por exemplo, para conversas informais, sem deixar que assuntos importantes fiquem de fora.

Cada minuto importa para manter o foco e a motivação

Como o tempo é um recurso valioso que não pode ser recuperado quando perdido, é importante gerenciá-lo com sabedoria, especialmente quando se trata de reuniões de negócios. Pesquisas indicam que a duração média das reuniões é de cerca de 50 minutos, mas isso não significa que todas precisam seguir esse prazo.

Para garantir um momento produtivo e eficaz, é essencial estimar quanto tempo será necessário para abordar cada tópico e adicionar os horários correspondentes. Dessa forma, o profissional responsável consegue escolher a duração total da reunião de forma adequada. Se for preciso apenas 15 minutos, então esse será o tempo que deve ser reservado. Caso seja necessário mais tempo para cobrir todos os pontos importantes, estender a reunião para 45 minutos ou mais, por exemplo, é uma opção.

Ao estabelecer uma agenda clara e concisa, os participantes sabem exatamente o que esperar e quanto tempo será dedicado à atividade. Isso permite que todos se concentrem em suas tarefas, sem se distrair ou perder tempo em assuntos irrelevantes. Assim, manter um senso de urgência ajuda a garantir que os itens da pauta sejam abordados, evitando a necessidade de agendar uma reunião para discutir o que foi deixado de lado.

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